Warum Qualitätsmanagement in der Praxis so wichtig ist!

Ab dem 2011 geht`s los: Jedes Jahr werden zwei Prozent zufällig ausgewählte Zahnarztpraxen dazu aufgefordert sein, ihr Qualitätsmanagement (QM) schriftlich der jeweiligen Kassenärztlichen Vereinigungen (KZV) zu präsentieren. Gemäß einer Umfrage der Bayerischen Landesärztekammer und des Institutes für Freie Berufe (IFB) 2007 nutzt jedoch erst knapp ein Drittel der Zahnarztpraxen ein QM-System. Der Begriff QM taucht immer wieder auf. Doch was steckt dahinter und was bringt QM in der einzelnen Praxis tatsächlich? Mit gezielten Maßnahmen kommen Sie nach und nach ans Ziel: ein erfolgreiches QM-Konzept für Ihre Praxis!

QM bedeutet die organisierte Qualitätsverbesserung von Produkten, Prozessen und Leistungen in einer Praxis oder einem Krankenhaus. Ab 2011 sollen alle Praxisteams dokumentieren, mit welchen konkreten Maßnahmen sie ein möglichst gleichmäßiges Qualitätsniveau erreichen wollen. Doch auch wenn der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) seine Angaben auf eine meist bekannte Grundlage wie die allgemeinen Behandlungsrichtlinien stellt – die Fülle an Informationen zum Thema QM ist oft schwer zu erfassen. Das Resultat? Viele Praxisteams scheuen das Thema, dabei gibt es einige gute Gründe für die schrittweise Einführung eines maßgeschneiderten QM-Systems:

Mehr Sicherheit

Jede Praxis legt mit Hilfe eines QM-Systems seine Behandlungsstandards und alle Praxisabläufe eindeutig fest. Das gibt Sicherheit für alle Teammitglieder, vor allem für diejenigen, die in Teilzeit arbeiten und daher z.B. nicht täglich mit dem Röntgen- oder Bleachingprozess in Berührung kommen. Schließlich trägt jedes einzelne Teammitglied dazu bei, das Qualitätsniveau der ganzen Praxis zu sichern.

Ein zentraler Ansprechpartner

Obwohl jedes Teammitglied zum Praxiserfolg beiträgt, sieht ein QM-System eine(n) Qualitätsmanager(in) vor. Nach gezielter Schulung kann die- oder derjenige die Umsetzung und Pflege des Praxis-QMs eigenverantwortlich durchführen und leiten. Die übrigen Mitarbeiter haben somit einen Ansprechpartner, an den sie sich vertrauensvoll mit Problemen und konkreten Fragen wenden können.

Vertrauen und Zufriedenheit auf allen Seiten

Ein QM-System kann grundsätzlich bis zu einer Zertifizierung (z.B. ISO 9001) ausgebaut werden. Hat eine Praxis ein solches Zertifikat erworben, kann sie dieses veröffentlichen und damit ihren Patienten zeigen, dass sie ihre Behandlungsqualität regelmäßig überprüft. Die Patienten bedanken sich in der Regel mit mehr Vertrauen in die Arbeit des Praxisteams. Die Teammitglieder wiederum spüren den Fortschritt, da sie sich nicht länger mit immer wiederkehrenden Problemen der Praxisorganisation „herumschlagen“ müssen.

Mehr Rentabilität = sicherer Arbeitsplatz

Ein ausgefeiltes QM hilft schließlich dabei, einen besseren Überblick über zusätzliche Umsatzquellen und vermeidbare Kosten zu bekommen. Nur so kann die Praxis langfristig Gewinner erwirtschaften und weiter bestehen. Somit profitiert am Ende jeder von der Einführung eines systematischen QM, da dadurch auch Arbeitsplätze gesichert werden.

Doch wie genau sollten Praxisteams bei der Einführung eines QMs vorgehen? Folgende Schritte sind hier ausschlaggebend:

Zunächst müssen die Ziele und die Philosophie der Praxis festgelegt werden. Dies geschieht durch die Praxisleitung. Im Team werden dann alle Vorgaben abgestimmt und schriftlich festgehalten. Dabei gilt das SMART-Prinzip: Die Ziele/Ideen sollten schriftlich, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.

Nachdem das Team festgelegt hat, wie die Situation der Praxis in Zukunft aussehen soll, muss im Vergleich dazu aufgeschrieben werden, wie es aktuell tatsächlich ist. Dafür können Sie Checklisten nutzen (einen standardisiert Bogen finden Sie hier) oder eine Analyse erstellen: Dabei geht es um Stärken und Schwächen der Praxis sowie Chancen und Gefahren, die sich aus dem Praxisumfeld ergeben. Folgende vier Fragen können – beispielsweise in einer Teambesprechung – gemeinsam beantwortet werden.

Diese vier Fragen sind allgemeine Wegweiser bei der gemeinsamen Analyse der Praxissituation. Konkret können sich zum Beispiel folgende Möglichkeiten bieten:

1. Sind wir auf einem Gebiet wie z.B. Bleaching besonders gut ausgebildet? Dann können wir diesen Bereich ausbauen.
2. Gibt es Probleme in der Zusammenarbeit der Kollegen? Dann könnten neue Team gebildet werden.
3. Gibt es viele Zahnarztpraxen in der Umgebung, in die unsere Patienten abwandern? Das könnten wir verhinder, indem wir uns auf manchen Gebieten spezialisieren.
4. Ist unser Team groß genug, um das Patientenaufkommen gut und schnell zu meistern? Wenn wir nichts daran ändern, könnten weitere Patienten zu den umliegenden Praxen wechseln.

Weicht nach der Analyse der IST- vom SOLL-Zustand ab, sollte das Team anfanden, Maßnahmen einzuleiten, um die Lücke zu schließen. Die aufgestellten Ziele/Ideen geben erste Anhaltspunkte, was angegangen werden kann oder soll. Auch hier gilt wieder das SMART-Prinzip – ebenso wie das altbekannte, medizinische Schema „Diagnose vor Therapie“! Ein auf die Praxis zugeschnittenes QM hilft sowohl bei der Diagnose über das aktuelle „Befinden“ als auch bei der Durchführung erster Maßnahmen als „Therapie“. Das kommt schließlich sowohl den Patienten als auch dem Praxisteam zugute. So profitieren am Ende alle von einem umfassenden QM-System.